Для чего юридической компании внедрять CRM-систему | Шелкопряд.Инфо

Автор: 15:23 Технологии

Для чего юридической компании внедрять CRM-систему

Фото автора Gustavo Fring: Pexels

Автор: Дарья Рокутова, маркетолог Flowlu

Ежегодно на рынке появляются десятки новых программ для автоматизации бизнес-процессов юридической сферы. Это могут быть как узконаправленные программы, например, предназначенные исключительно для управления судебными делами, так и комплексные решения, включающие инструменты для всех департаментов юридической фирмы. 

Стоит отметить, что на рынке до сих пор нет четкого понимания того, что считать CRM-системой. Каждый разработчик программного обеспечения включает в это определение абсолютно разный набор функционала. В этой статье мы остановимся на том, что это прежде всего система управления компанией, которая помогает учитывать, контролировать и автоматизировать бизнес-процессы. 

В текущих экономических условиях, пытаясь всевозможными способами сократить расходы, руководители юридических организаций невольно задумываются о реальной пользе CRM-систем для их компании. В этой статье разберемся, действительно ли юристам для эффективной и бесперебойной работы необходимо прибегать к помощи CRM или их значение для бизнеса сильно переоценено.

Автоматизируем рутинные операции

По данным исследования компании Clio, около 50% своего времени юристы и адвокаты ежедневно тратят на административные задачи и поиск новых клиентов. Как правило, в большинстве юридических компаний нет выделенного отдела продаж или бухгалтерии, поэтому юристам необходимо самостоятельно выставлять счета и составлять КП. Как следствие, снижается работоспособность специалистов и сокращается количество оплачиваемых клиентских часов. Работая в CRM-системе, юристы смогут существенно сократить время, затраченное на рутинные процессы, например, составление договора или отправку акта. А значит повысят свою продуктивность и посвятят больше времени той работе, которая принесет бизнесу деньги. 

Улучшаем качество обслуживания

Что такое по-настоящему высокий уровень юридических услуг? Прежде всего, это забота о клиенте, активная коммуникация и оперативное решение вопросов доверителя в независимости от времени суток. Если юристы не успевают своевременно информировать клиентов о прогрессе по делу из-за того, что всю информацию приходится часами собирать по крупицам из разных источников, вряд ли можно говорить о высоком уровне предоставляемой услуги. С комплексной CRM-системой абсолютно все данные по клиенту — расписание судебных заседаний, история звонков, резюме проведенных встреч — все это находится в единой базе. Юрист всегда за считанные секунды сможет получить полную и достоверную информацию по нужному клиенту и вовремя прислать отчет о выполненной работе. Ваши клиенты будут чувствовать уверенность в выборе специалиста на всех этапах работы, что повысит шансы на долгосрочное сотрудничество и рекомендацию вас коллегам. 

Приумножаем количество новых клиентов

Заявки в юридические фирмы могут поступать из нескольких источников — это и рекомендация доверителя, и заполненная форма на сайте компании, и звонок от участника вашего семинара. К сожалению, во всем этом потоке большинство потенциальных клиентов зачастую просто теряется, потому что информация не доходит до ответственных лиц. Кроме того, без автоматического контроля сообщений и звонков совершенно невозможно понять, сколько усилий изначально совершают юристы, чтобы получить того или иного клиента. С использованием системы автоматизации процессов, ни одна заявка или запрос не потеряется в потоке информации. Все звонки, сообщения или обращения на сайте фиксируется в едином интерфейсе и четко распределяются между свободными сотрудниками. А руководитель в конце месяца сможет проанализировать статистику выигранных «сделок», а также установить причины, по которым потенциальные клиенты не стали реальными. 

Повышаем эффективность команды

Внутри компании, как правило, половина задач ставится устно, а вторая половина — в чате, что делает невозможным отслеживание реальной загруженности специалистов. Более того, задачи в таком режиме работы зачастую теряются и не выполняются. С внедрением системы управления компанией можно полностью стандартизировать процесс работы и контроля задач юридических отделов. Руководитель сможет моментально просмотреть ход и этапы проекта, проанализировать работу сотрудников и скорректировать нагрузку при необходимости. А с помощью встроенного календаря можно не только отслеживать будущие мероприятия и судебные заседания, но и, например, распределять переговорную между юристами и координировать внутренние мероприятия. 

Берем под контроль финансы компании

Юридические компании тратят значительную часть своих средств на повседневные расходы — канцелярию, аренду, командировочные, но без грамотной системы учета это совершенно невозможно проконтролировать и оптимизировать. Современные CRM-системы предоставляют подробные финансовые отчеты в масштабах всей компании, практики или проекта, что поможет принимать взвешенные решения при планировании бюджета. Кроме того, вы всегда будете видеть, сколько клиентов задерживает оплату, сможете оценить прибыльность или рентабельность проекта и, при необходимости, пересмотреть установленные ставки. Комплексные решения управления компанией смогут также взять на себя часть обязанностей бухгалтера, административного директора или персонального ассистента и таким образом помогут сократить расходы на бэк-офис.  

Сокращаем время на обучение сотрудников

Если в компании вся документация разрознена и не структурирована, отсутствует единая база знаний, то при приеме новых сотрудников обучение может отнимать до половины рабочего времени юриста-наставника. С внедрением качественной CRM-системы все, что вам потребуется сделать в первый рабочий день специалистов, это выдать доступы. В аккаунтах новичков уже будут необходимые регламенты, шаблоны оформления документов, алгоритм работы, поставленные задачи, а также контакты кураторов. А благодаря тому, что вся информация хранится в единой системе, при увольнении или отпуске сотрудников любой юрист компании сможет за считанные минуты восстановить ход действий его предшественника и быстро влиться в работу.

Пример внедрения 

Юридическая фирма Р специализируется на предоставлении B2B-услуг в сфере банкротства, арбитражных и корпоративных споров и насчитывает в своем штате около 40 юристов и адвокатов. На протяжении шести лет работы компании хранение и ведение всех данных происходило в одновременно нескольких системах. Как результат, половина информации и потенциальных клиентов терялась, а если юрист менялся, то последовательность и историю действий было просто невозможно отследить. Специалисты тратили значительную часть своего времени на поддержание информации в актуальном виде, формирование типовых документов и заполнение отчетности. Задачи ставились в мессенджере и нигде не фиксировались, а проанализировать работу фирмы в целом было абсолютно невозможно.

Управляющий партнер Николай К. принял решение об автоматизации бизнес-процессов компании с помощью комплексной CRM-системы. Изучив несколько вариантов, выбор был сделан в пользу облачной системы управления бизнесом Flowlu. Теперь все отчетные документы по проекту юристы формируют и направляют клиенту буквально за пару кликов, на что ранее уходило до двух часов в день. Заявки на получение консультаций собираются системой со всех почтовых ящиков и автоматически распределяются между сотрудниками. Различные варианты автоматизации (шаблоны проектов, регулярные задачи) помогли избавиться от большинства рутинных процессов и сократить расходы на вспомогательный персонал. Юристы смогли больше времени тратить на проведение консультаций и подготовку судебных документов, повысив тем самым количество оплачиваемых часов и объем клиентской базы. 

Вся информация с детальными профилями клиентов и поставленными задачами хранится в надежном месте и доступна 24/7. С помощью детальных отчетов руководители департаментов анализируют количество успешных сделок на каждого сотрудника и в конце квартала назначают премию самым активным специалистам, что стало отличной мотивацией и увеличило конверсию в продажи. Приятным бонусом послужило то, что с помощью базы знаний в компании смогли организовать систему обучения младших юристов и обмен опытом между старшими коллегами за счет размещения информации о пройденных курсах и семинарах. 

Подводим итоги

Внедрив комплексное CRM-решение можно в течение всего нескольких месяцев кардинально повысить качество предоставляемых юридических услуг, оптимизировать бизнес-процессы, сократить временные расходы сотрудников и увеличить объем клиентских часов без привлечения дополнительного персонала. 

***

Flowlu — российская облачная система управления бизнесом, которая включает в себя инструменты для ведения комплексных проектов, контроля и постановки задачи, учета финансов компании и управления клиентами. На сегодняшний день сервис используется уже в 125 странах мира.

Поделиться ссылкой:

(Visited 110 times, 1 visits today)
Метки: Last modified: 20.08.2020
Закрыть